Cómo se hace hoy
Vacaciones, dietas, permisos, el procedimiento para solicitar algo, a quién dirigirse. Son preguntas legítimas y repetidas que consumen el tiempo del equipo que debería estar en otra cosa.
Y cuando alguien se incorpora, la mitad de su primera semana se va en averiguar dónde está cada cosa.
El trabajo, paso a paso
No es un chat que responde preguntas sobre el proceso: es una capacidad con una función definida dentro de él.
Responde desde la política aprobada
Contesta a partir de los procedimientos y políticas internas vigentes, citando el documento del que sale la respuesta.
Acompaña la incorporación
Ayuda a quien acaba de entrar a localizar información, tareas y personas relevantes para su puesto.
Encamina las solicitudes
Identifica el procedimiento correcto, reúne la información necesaria y deja la solicitud lista para quien debe tramitarla.
Señala lo que no le corresponde
Deriva a una persona cualquier asunto individual, sensible o que exija criterio, en lugar de resolverlo por su cuenta.
Qué toca, y dónde se detiene
Las dos preguntas que un responsable necesita responder antes de poner un agente a trabajar en su área.
Sistemas que puede consultar
Siempre dentro de los permisos que la organización le asigne. Crear un agente no concede acceso a nada.
- Políticas y procedimientos internos
- Documentación de incorporación
- Directorio de la organización
- Correo
Dónde decide una persona
Puntos de aprobación configurables. Una aprobación no es un fallo del agente: es donde la responsabilidad sigue siendo humana.
- Cualquier decisión sobre una persona concreta
- Aprobación de solicitudes y excepciones
- Todo asunto individual, sensible o confidencial
Este ámbito cubre orientación interna, acompañamiento e información sobre procedimientos. No cubre selección de personal ni evaluación de candidatos: es un uso de alto riesgo bajo el Anexo III del reglamento europeo de IA y queda expresamente fuera de nuestro alcance. Puedes ver los ámbitos excluidos en Confianza.
La diferencia que se nota
Sin cifras inventadas: lo que cambia en el día a día del equipo.
Las preguntas repetidas dejan de interrumpir al equipo.
La respuesta corresponde a la política vigente y se puede rastrear hasta el documento.
Quien se incorpora encuentra las cosas sin depender de a quién pille libre.
¿Es este vuestro caso en personas?
Si el proceso se parece pero no encaja del todo, cuéntanoslo. Con una conversación solemos saber si tiene recorrido, y si no lo tiene también te lo decimos.